Jeff Bezos, um dos empresários mais bem sucedidos do mundo e o segundo homem mais rico de acordo a lista da Forbes, certamente é um exemplo de gestão a ser seguido.
A Amazon, empresa da qual Bezos é fundador, atualmente acumula um valor de mercado de 1,91 trilhão de dólares, oferecendo um diferencial que é crucial nos dias de hoje: Logística.
A gigante do varejo revolucionou o método de consumo no mundo através de um sistema eficiente que conecta o cliente ao estoque. O sistema de logística da Amazon é tão eficiente que possibilita entregas com o menor tempo de espera e com a maior eficiência.
Essa estrutura eficiente de logística apenas reflete a capacidade de organização interna da empresa.
Falando em organização interna, o método de estruturação de equipes que Jeff Bezos implementou na Amazon mostra a importância que a gigante do varejo dá à logística, que neste caso não é de produtos e serviços mas sim de colaboradores.
A regra a das 2 pizzas
Bezos afirma que uma equipe do tamanho ideal deve ser capaz de ser alimentada por duas pizzas. Se precisar de mais que isso, a equipe é grande demais.
Se levarmos em consideração o número de fatias padrão de uma pizza grande da Domino’s, o número de membros ideal em uma equipe seria o de 8 pessoas, contando com o líder; se consideramos que cada membro da equipe comerá duas fatias.
O conceito de que uma equipe deve ser composta por não mais que 1 líder e 7 pessoas se conecta com o estudo dirigido pelo professor e psicólogo Richard Hackman, que descobriu com base em anos de pesquisa, o número máximo de comunicações cruzadas adequado para uma equipe de alta eficiência.
A fórmula de Richard Hackman
Hackman desenvolveu a fórmula N(N-1)/2 para determinar o número de interações possíveis em uma equipe.
A fórmula calcula quantas conexões únicas existem em um grupo de ( N ) pessoas.
- ( N ) é o número de pessoas no grupo.
- ( N-1 ) é o número de pessoas com quem cada uma pode se conectar.
- Multiplicamos esses números e dividimos por 2 para evitar contar as mesmas conexões duas vezes.
Com esta fórmula, Hackman concluiu que, à medida que o tamanho da equipe aumenta, o número de interações cruzadas cresce exponencialmente, tornando a gestão mais complexa e menos eficiente. Por exemplo, uma equipe de três pessoas tem 3 (três) interações possíveis, enquanto uma equipe de 50 pessoas tem 1.225 possíveis interações.
Em uma equipe cujo número de colaboradores é maior do que oito (28 avenidas de comunicação), há uma diminuição notável na eficiência da equipe, já que a difusão da informação se torna maior, basicamente gerando o famoso telefone sem fio e levando a equipe a um estado inferior de alinhamento com os objetivos do time.
Com base nesse estudo, Hackman concluiu que equipes menores, com aproximadamente cinco membros, tendem a ser mais eficientes devido à menor complexidade nas interações e à maior clareza de responsabilidades. Ele observou uma queda notável na eficiência quando as equipes ultrapassam 6 (seis) membros.
A teoria de Ringelmann
Além do estudo de Hackman acerca da redução da eficiência pelas comunicações cruzadas, o estudo do engenheiro francês Maximilien Ringelmann trouxe mais argumentos para provar a superioridade de eficiência dos times enxutos.
Inicialmente, Ringelmann pediu a várias pessoas que puxassem uma corda sozinhas. Em seguida, organizou grupos para repetir a tarefa coletivamente.
A descoberta foi clara: Os indivíduos aplicavam mais força quando atuavam sozinhos, e o esforço diminuía à medida que o grupo aumentava. Ringelmann concluiu que grupos maiores eram menos eficientes devido a processos interpessoais que afetavam o desempenho, como a falta de motivação e problemas de coordenação.
Décadas mais tarde, na década de 1970, Alan Ingham, um cientista americano da Universidade de Massachusetts Amherst, revisitou o experimento de Ringelmann com uma variação. Em uma equipe de 6 (seis pessoas), 3 (três) eram assistentes que apenas fingiam puxar a corda. Ele descobriu que os outros 3 (três) membros não aumentaram seu esforço, sugerindo que a redução no esforço não era apenas uma questão de coordenação, mas de “preguiça social“. Este fenômeno ocorre quando membros de uma equipe reduzem seus esforços por não se sentirem tão responsáveis pelo resultado final da atividade, o que acontece em equipes muito grandes.
Mark de Rond, professor da Judge Business School e autor de “There is an I in Team“, compilou evidências de mais de 80 estudos sobre a preguiça social, mostrando que pessoas são mais produtivas em equipes pequenas, com uma média de 4 a 5 membros.
Como aplicar a fórmula e manter a equipe eficiente
Seria ótimo se a solução para o problema das equipes infladas fosse apenas comprar uma pizza maior.
Em empresas grandes, geralmente as áreas já são bem segmentadas e divididas em múltiplos times de tamanho reduzido; o desafio de estruturar times enxutos é maior quando falamos de pequenas e médias empresas.
Muitas vezes o pequeno e médio gestor não tem muita opção; ele precisa estar na linha de frente e se envolver na gestão de todo o time.
O aconselhável é que um líder tenha sob sua gestão, um grupo de no máximo 7 pessoas. Se fizermos a conta, esse time ficaria com o tamanho exato, indicado pelo Jeff Bezos. Um time de 8 pessoas (Contando com o líder) tem cerca de 28 avenidas de comunicação, enquanto um time de 5 pessoas (O ideal, segundo o estudo) tem apenas 10 avenidas de comunicação.
Além do time de 5 pessoas ser mais eficiente, ainda sobra pizza para um ou outro membro mais guloso da equipe.
Tendo em vista que o número máximo de colaboradores que um gestor pode gerir de forma eficiente é 7 (sete), como o pequeno e médio gestor pode gerir, com qualidade, um time com mais de 7 pessoas, sem o orçamento necessário para contratar profissionais sêniors para cargos de liderança?
A resposta é simples: Criando novos líderes.
Neste caso, o trabalho do pequeno e médio gestor é capacitar e subir colaboradores para uma posição de liderança e então gerir esses líderes (Até 7) e esses líderes, sucessivamente, irão gerir grupos de até 7 pessoas.
Estruturando dessa forma, cria-se uma cadeia eficiente de gestão onde as comunicações cruzadas se mantêm controladas e a empresa passa a ser composta por diversos pequenos times enxutos (squads).
Como manter as equipes alinhadas
Mesmo que não haja a possibilidade imediata de ajustar toda a estrutura de colaboradores em pequenos times, alguns métodos podem te auxiliar a manter a equipe conectada com os objetivos da companhia e indo na direção correta.
Gestão por OKRs
O sistema de gestão por OKRs é um sistema criado por Andrew Grove (Ex CEO da Intel), e utilizado por grandes empresas como o Google. Esse sistema permite que a companhia se conecte através de uma estrutura de objetivos correlacionados.
Nós fizemos um artigo completo falando sobre o que são OKRs e como aplicá-los, aqui no nosso site, é só clicar no link abaixo para aprender tudo sobre OKRs.
Rotina de 1:1
A rotina de 1:1 é algo essencial em companhias que buscam a eficiência.
O 1:1 ou One-on-one é uma ferramenta de gestão que permite tanto o alinhamento do colaborador acerca das expectativas da gestão quanto o alinhamento do gestor acerca das dificuldades, objetivos e ambições do colaborador.
O one-on-one também é uma ferramenta que ajuda a companhia a corrigir rota e solucionar gargalos.
Nas conversas de one-on-one o colaborador pode trazer a visão de quem está inserido no processo operacional e ajudar o gestor a entender melhor o que ele pode fazer para melhorar os processos e as condições de trabalho da equipe.
Também já falamos sobre One-on-one por aqui, no artigo sobre OKRs.
Conclusão
O conceito de que uma equipe maior tem maior capacidade de produção e eficiência é extremamente equivocado; como você viu neste artigo.
Equipes enxutas são dotadas de maior dinamismo, versatilidade e capacidade de adaptação. Andy Grove dizia que o “Output de um gestor é igual ao Output da equipe”, ou seja: O resultado que um gestor produz é o resultado que a equipe dele entrega.
Sendo assim, a capacidade de se conectar com cada membro da equipe de forma a conseguir enxergar as particularidades de cada colaborador, também é algo que não deve ser negligenciado por um gestor.
Equipes enxutas facilitam a comunicação, não só do time como um todo, mas também do gestor com cada membro e esse é um diferencial quando o assunto é eficiência.