Metas são a alma do crescimento de qualquer negócio. Elas definem onde a companhia quer chegar e ajudam a encontrar meios para transformar os objetivos em realidade. Como na famosa citação do livro “Alice in wonderland”: “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”. O problema é que tomar um caminho errado pode significar dinheiro jogado fora.
E se tem um sistema que é capaz de te ajudar a definir o melhor caminho é o sistema de OKRs (Objectives and Key-results). O método de gestão por OKRs garante que sua companhia irá concentrar o investimento de tempo e dinheiro nos objetivos mais importantes e que trarão os melhores resultados.
Este método, desenvolvido por Andy Grove (ex-CEO da Intel), foi responsável pelo sucesso de empresas como Google, LinkedIn, Microsoft, Twitter, Airbnb e a própria Intel. E não são só as grandes empresas que podem aproveitar o sistema de OKRs. John Doerr, autor do livro “Avalie o que Importa” e um dos maiores divulgadores da “palavra dos OKRs”, diz que o sistema de OKRs funciona especialmente bem em pequenas e médias empresas, tendo ele, inclusive, ajudado o Google a aplicar o sistema quando ainda era apenas uma pequena startup.
Já deu para notar que todos os tipos de empresas se beneficiam do uso do sistema de OKRs, e para escritórios de investimentos não seria diferente. Em um ambiente onde os resultados são numéricos, na verdade, são literalmente financeiros e metrificáveis, os OKRs alcançam seu potencial máximo.
Este artigo compila tudo o que você precisa saber sobre OKRs para aumentar os resultados do seu escritório de uma forma que você nunca imaginou ser possível, usando o mesmo método de empresas globais como o Google.
O que são OKRs
A sigla OKR, em português, significa: Objetivos e Resultados-chave. Basicamente, ao montar um OKR, você vai definir um objetivo que deseja atingir e então estipular marcos que possam ser metrificados e mensurados. Esses marcos são os Key-results; resultados que, quando atingidos, levam a conclusão do seu objetivo.
Após a definição dos Key-results você avaliará tudo o que precisa fazer para que eles sejam atingidos. Esse backlog de tarefas são as ações.
Você deve definir entre 3 a 5 key-results para cada objetivo. Mais que isso pode gerar excesso de tarefas e dispersão de foco.
O segredo dos OKRs é exercitar a mente para focar no que realmente importa; a ideia não é definir muitos objetivos e muitos Key-results mas sim definir os objetivos mais cruciais e os Key-results necessários para alcançá-los.
Vamos falar disso um pouco mais pra frente.
Exemplo de Estrutura de um OKR
Vou usar um exemplo do cotidiano para facilitar o entendimento de como um OKR é estruturado. O conceito dos OKRs é simples, podendo ser aplicado até mesmo a tarefas do cotidiano. Mas não se engane achando que por ser simples é fácil de aplicar.
Objetivo: Perder 10 quilos até o final do trimestre de forma saudável.
Key Results:
KR1. Déficit calórico diário de 856 calorias.
KR2. 90 treinos de Jiu-Jitsu no trimestre.
KR3. Dormir pelo menos 7-8 horas por noite durante pelo menos 60 dias no trimestre.
Ações:
- Procurar academia de Jiu-Jitsu.
- Estruturar rotina de treinos.
- Marcar consulta com nutricionista para definir a melhor dieta.
- Fazer higiene do sono ao menos 1 hora antes de dormir.
- Marcar horário para dormir.
- ….
- …
- …
Nas ações, você vai destrinchar tudo o que precisa fazer para que os Key-results se concretizem. Os Key-results, por sua vez, representam indicadores cruciais para a conclusão da sua meta. Cada um deles precisa te levar para mais próximo da conclusão do objetivo, e a soma de todos precisa garantir essa conclusão.
O racional por trás dos OKRs que montei como exemplo foi o seguinte:
Usei minhas características como exemplo. Tendo 1,80 de altura, cerca de 90 kg e abaixo dos 30 anos de idade, meu gasto calórico diário, contando com atividades básicas como me locomover, é de 2500 calorias. Se eu quiser perder 10 quilos em 90 dias, eu preciso de um déficit calórico de 856 calorias por dia. Ou seja, eu preciso consumir 856 calorias a menos, cerca de 1644 calorias.
Quanto ao treino de Jiu-Jitsu, cada hora de treino gasta em média 600 calorias. Uma hora de treino por dia me ajudaria a aumentar o déficit calórico em 600 calorias, então para atingir os 856 de déficit diário, eu só precisaria reduzir o consumo de calorias em 256 calorias, basicamente a quantidade de calorias de um copo de Coca-Cola.
E quanto a dormir 7-8 horas por dia, o sono adequado ajuda a manter uma taxa metabólica basal saudável. A privação de sono pode diminuir a TMB, reduzindo a quantidade de calorias que o corpo queima em repouso.
Notou que, basicamente, esses 3 “compromissos”, se cumpridos, necessariamente me levariam a concluir o objetivo? Essa é uma das características mais importantes de um OKR bem feito. O objetivo é necessariamente concluído se os Key-results forem devidamente atingidos. E para atingir os Key-results, você define todas as ações necessárias.
Quem Define os OKRs da Equipe?
O sistema de OKRs nasceu para substituir o antigo sistema de metas MBO (Management by Objectives) criado por Peter Drucker. O método MBO consiste na definição de metas no modelo Top-Down, ou seja, a gerência define as metas e elas são refletidas para todas as áreas da companhia, distribuídas pela própria gestão. No modelo MBO, geralmente, as avaliações são feitas anualmente e estão diretamente atreladas ao bônus da equipe.
Aí está a magia dos OKRs. Andy Grove, o pai dos OKRs, notou que, por mais que a gerência esteja empenhada em traçar os melhores planos de ação e desenvolver os melhores produtos, quem escuta diretamente as objeções e reclamações dos clientes são os vendedores e quem sabe em que momento surgem os gargalos em um processo de produção são os operadores dessa produção. Andy Grove acreditava que os melhores insights vêm daqueles que estão mais próximos do trabalho diário.
Portanto, a ideia de Andy Grove com os OKRs foi montar um sistema no qual a própria equipe poderia definir suas metas. No modelo de Andy Grove, a gerência define que resultado a companhia deseja atingir e os colaboradores trabalham para construir um conjunto de OKRs que ajude a companhia a atingir esse objetivo. Esse modelo é chamado de bottom-up e significa que os OKRs são construídos de baixo para cima.
Após a gerência apresentar o objetivo maior da companhia, cada setor e colaborador criará um conjunto de cerca de 3 objetivos que estarão alinhados com o objetivo principal da companhia e então serão criados de 3 a 5 Key-results para cada objetivo e, subsequentemente, serão definidas as ações que levarão a conclusão de cada um desses key-results.
Objetivo da equipe de engenharia da Intel, construído com base no objetivo corporativo, mostrado acima.
Como Funciona o Modelo Bottom-Up
Objetivos Corporativos: A alta gerência estabelece os objetivos estratégicos e de longo prazo da empresa. Esses objetivos fornecem uma direção clara e são inspiradores, mas não são excessivamente detalhados.
Contribuição dos Colaboradores: Com base nesses objetivos gerais, os colaboradores de diferentes níveis e departamentos têm a liberdade e a responsabilidade de propor seus próprios OKRs. Eles definem objetivos específicos para suas equipes e projetos, que estejam alinhados com os objetivos corporativos, mas que também considerem suas realidades e desafios diários.
Revisão e Alinhamento: Os OKRs propostos pelos colaboradores são revisados em conjunto com a gerência para garantir que estejam alinhados com os objetivos da empresa. Esse processo é colaborativo e interativo, promovendo um diálogo aberto entre a liderança e os funcionários.
Requisitos de um OKR
Para que os OKRs sejam eficazes e ajudem a empresa a alcançar seus objetivos, eles precisam cumprir alguns requisitos essenciais:
1. Serem Mensuráveis e de Fácil Verificação:
Os OKRs precisam ser mensuráveis para que seja possível acompanhar o progresso de maneira clara e objetiva. Cada Key-result deve ter critérios quantitativos que permitam a verificação.
– Exemplo: “Aumentar a pontuação de satisfação do cliente (NPS) de 65 para 80 até o final do trimestre.”
– “Reduzir o tempo médio de resposta do suporte ao cliente de 24 horas para 12 horas.”
2. Atingíveis, mas Desafiadores: Os OKRs precisam encontrar um equilíbrio entre serem alcançáveis e desafiadores. Metas muito fáceis não incentivam a equipe a se esforçar, enquanto metas impossíveis podem desmotivar os colaboradores.
O segredo aqui é usar a regra de “Cachinhos dourados”:
Na história do conto de fadas, Cachinhos Dourados entra na casa de três ursos e encontra três tigelas de mingau. Ela prova a primeira tigela e percebe que o mingau está quente demais e não gosta. Ao provar a segunda tigela, o mingau está frio demais e ela o cospe. Quando prova a terceira tigela, o mingau está na temperatura certa; nem muito quente nem muito frio. Então, Cachinhos Dourados come tudo.
Depois, ela se sente cansada e decide se deitar. Primeiro, ela experimenta a cama grande, mas é muito dura. Em seguida, ela tenta a cama média, mas é muito mole. Finalmente, ela encontra a cama pequena, que é confortável, e acaba adormecendo.
O segredo é encontrar o equilíbrio. Nem quente demais nem frio demais, mas na medida certa. Uma meta desafiadora, apenas o suficiente para motivar o trabalho.
A Teoria da Definição de Metas, desenvolvida por Edwin Locke e Gary Latham, sugere que metas específicas e desafiadoras levam a um desempenho superior em comparação com metas fáceis.
Andy Grove desenvolveu algumas soluções para garantir que as metas sejam desafiadoras. Uma delas é não atrelar os OKRs a bônus ou usá-los como avaliação de desempenho para justificar demissões. Dessa forma, os colaboradores não terão medo de definir metas mais difíceis.
Se as metas forem atreladas a bônus ou critério de avaliação de performance e os funcionários forem os responsáveis por defini-las, o que os impede de definir metas fáceis de serem batidas para garantir o bônus?
Para avaliar o desempenho dos colaboradores no ciclo de OKRs, um dos critérios utilizados é o esforço. Um colaborador que atingiu 70% de um OKR muito difícil certamente se esforçou mais do que um colaborador que atingiu 100% de um OKR fácil. Esse esforço é levado em consideração nas avaliações trimestrais.
Como são feitas as avaliações?
As avaliações são feitas em dois aspectos: o primeiro é objetivo, considerando quanto da meta o colaborador conseguiu concluir. O segundo é subjetivo, com a nota sendo dada pelo próprio colaborador através de uma autoavaliação, como no exemplo abaixo:
Nessa avaliação, o colaborador dá uma nota de 0,0 a 1,0 para o seu progresso no objetivo, levando em consideração o esforço empregado e a qualidade do resultado.
Para chegar à nota final de cada OKR, muitas vezes é calculada uma média entre a avaliação objetiva e a autoavaliação subjetiva. Este equilíbrio permite que a empresa ou equipe avalie os resultados de maneira factual, mas também compreenda o contexto e os esforços por trás dos números.
3. Específicos
A especificidade é fundamental para que os OKRs sejam claros e focados. Objetivos e resultados-chave vagos podem levar a interpretações diferentes e falta de direção.
Exemplo:
Objetivo vago: “Melhorar o atendimento ao cliente.”
Objetivo específico: “Reduzir o tempo de espera do atendimento ao cliente para menos de 2 minutos em todas as chamadas.”
Os Key-results devem detalhar exatamente como o objetivo será atingido, incluindo números precisos e prazos definidos.
Exemplo:
“Contratar e treinar 5 novos atendentes de suporte até o final do primeiro mês.”
“Implementar um novo sistema de chatbot para atendimento inicial até o final do segundo mês do trimestre.”
4. Transparentes
No mundo dos negócios, a transparência dos OKRs é crucial. Com ela, fica mais fácil ajustar metas rapidamente, já que todos conseguem ver o progresso e identificar áreas que precisam de atenção antes que os problemas se tornem grandes.
Além disso, a transparência cria conexões fortes entre as equipes, incentivando a colaboração e o compartilhamento de recursos e conhecimentos. Todos trabalham juntos para atingir os objetivos comuns, o que acelera o progresso e gera novas ideias. Essa clareza também aumenta a responsabilidade de cada colaborador, pois todos sabem como suas contribuições impactam os resultados. No fim das contas, a transparência dos OKRs não só melhora o desempenho, mas também cria uma cultura de aprendizado contínuo e inovação, essencial para o sucesso em um ambiente competitivo.
Tipos de Meta
Para garantir que a definição de metas seja ambiciosa, mas ainda assim alinhada aos objetivos da companhia, as metas podem ser divididas em dois tipos:
Metas Compromissadas
Inegociáveis e fundamentais para o crescimento da companhia. Normalmente têm um resultado pautado no crescimento de algum indicador de sucesso específico. O 100% precisa ser atingido.
Metas Ambiciosas
Mais grandiosas e difíceis de alcançar. Nesse tipo de meta, o colaborador vai definir um objetivo difícil de ser alcançado. Para este tipo de meta, uma conclusão entre 50% e 70% está dentro de uma boa média. A lógica aqui é que “Se você mirar no sol e falhar, pelo menos na lua você chega”. O 70% de uma meta ambiciosa geralmente é um resultado de alto retorno para a companhia.
Metas Quantitativas
Metas quantitativas são aquelas que podem ser medidas numericamente, oferecendo clareza e precisão. Elas são uma maneira clara de rastrear o progresso e determinar o sucesso. Por exemplo: você pode querer aumentar as vendas em 20% ou reduzir o tempo de resposta do cliente para menos de 5 minutos. A beleza das metas quantitativas está na sua capacidade de fornecer feedback imediato e facilidade de avaliação.
Exemplos de Metas Quantitativas:
- Aumentar as vendas trimestrais em 20%.
- Aumentar o número de leads qualificados em 25% até o final do trimestre.
Metas Qualitativas
Metas qualitativas, por outro lado, são aquelas que não podem ser facilmente medidas em termos numéricos. Elas são subjetivas e muitas vezes envolvem a melhoria de aspectos como a satisfação do cliente ou a qualidade do produto. Essas metas permitem que as organizações se concentrem em áreas críticas que os números podem não capturar completamente. Elas também auxiliam na avaliação de qualidade de um resultado.
Metas puramente quantitativas podem ser atingidas e mesmo assim não trazerem resultados para a companhia.
Exemplo: Um assessor pode ter a meta de captar 5 novos clientes, mas se esses clientes captados são clientes Buy and Hold que não movimentam a conta e não trazem retorno financeiro, a conclusão desta meta não trará um bom resultado.
Integração de Metas Quantitativas e Qualitativas nos OKRs
O Equilíbrio Ideal: John Doerr enfatiza a necessidade de equilibrar metas quantitativas e qualitativas. Enquanto as metas quantitativas oferecem clareza e precisão, as metas qualitativas capturam aspectos críticos que os números sozinhos não podem refletir.
Exemplo de Integração:
- Objetivo (Qualitativo): Tornar-se a empresa com o melhor atendimento ao cliente no setor.
- Key Result 1 (Quantitativo): Aumentar a pontuação de satisfação do cliente (NPS) de 70 para 85.
- Key Result 2 (Qualitativo): Implementar um programa de treinamento de atendimento ao cliente que resulte em feedback positivo significativo dos clientes.
- Key Result 3 (Quantitativo): Reduzir o tempo médio de resposta às solicitações de suporte de 24 horas para 6 horas.
- Key Result 4 (Qualitativo): Desenvolver e lançar uma nova interface de suporte ao cliente baseada em IA que melhore a experiência do usuário.
Como Aplicar o Sistema de OKRs em uma Empresa
Aplicar o sistema de OKRs pode parecer uma tarefa simples, mas não é. O sucesso do método exige uma cultura sólida e focada em resultados. É importante que, após a definição dos OKRs, eles sejam alocados em um local de fácil acesso, para que todos os colaboradores possam ver os OKRs tanto de seus pares quanto da gerência. Essa visibilidade permite que a equipe faça interconexões entre os OKRs, conectando objetivos e esforços. Além disso, todos os colaboradores poderão avaliar em tempo real o progresso das metas da companhia e mover esforços para auxiliar em metas que não estejam progredindo.
Para o bom andamento do método, é preciso ter um responsável pela “disseminação da palavra dos OKRs”, um pastor de OKRs. Ele será responsável por acompanhar a evolução das metas, entender se aquele colaborador que não está avançando precisa de ajuda ou se ele definiu metas desconectadas da realidade e precisa ajustar. Sim, os OKRs podem ser ajustados, mas isso deve ser avaliado pela gerência para entender se de fato há uma necessidade de alteração ou se o colaborador só não está se esforçando o suficiente.
O pastor dos OKRs também será responsável por acompanhar e direcionar os rituais de OKR. Reuniões semanais de avaliação, onde os colaboradores se reúnem para informar no que avançaram de seus OKRs e no que tiveram dificuldade. Nesse momento, a equipe pode ajudar com ideias e soluções para sanar essas dificuldades. O pastor de OKRs também fica responsável por direcionar as reuniões mensais e o fechamento trimestral do ciclo de OKRs, no qual acontecem as avaliações de conclusão e as auto avaliações qualitativas.
Os Superpoderes dos OKRs
John Doerr cita que os OKRs têm cinco superpoderes que tornam o método extremamente eficiente:
1.Foco e Comprometimento com as Prioridades: Os OKRs são como uma bússola que direciona o foco da organização para o que realmente importa. Eles ajudam a priorizar objetivos cruciais e a concentrar esforços naquilo que traz mais resultados. Assim, todos na equipe estão alinhados e comprometidos com metas claras e importantes. Os OKRs também te dão o poder de dizer não. Eles mostram as tarefas que de fato são prioritárias e te dão argumentos para não se envolver com tarefas extras que chegam até você em momentos inoportunos. A prioridade sempre serão as tarefas que estão nos OKRs. Claro que uma empresa só funciona por causa da colaboração, então “o poder de dizer não” não significa que os colaboradores devam ter braço curto; apenas ter um critério maior acerca das tarefas com as quais vão se ocupar.
2. Alinhamento e Conexão para Trabalho em Equipe: Imagine uma sinfonia onde cada músico sabe exatamente qual nota tocar. Os OKRs funcionam de maneira semelhante, promovendo o alinhamento entre equipes e indivíduos. Todos entendem como suas contribuições se encaixam no quadro maior, facilitando a colaboração e a coordenação entre diferentes áreas.
3. Acompanhamento da Responsabilidade: Com os OKRs, a responsabilidade não é apenas uma palavra, é uma prática constante. As metas são claras e mensuráveis, permitindo um acompanhamento contínuo do progresso. Isso ajuda a identificar obstáculos rapidamente e a garantir que todos se mantenham responsáveis por suas partes no processo.
4. Ambição e Inovação: Os OKRs incentivam a sonhar grande e a buscar o novo. Eles encorajam a definição de metas ambiciosas e desafiadoras, que impulsionam as equipes a ultrapassarem limites e a inovarem. É uma mentalidade de crescimento contínuo, onde a experimentação e a criatividade são valorizadas.
5. Transparência e Motivação: A transparência é uma das maiores virtudes dos OKRs. Todos na organização podem ver o progresso das metas e celebrar os sucessos alcançados. Isso cria um ambiente de trabalho mais engajado e motivador, onde as conquistas são compartilhadas e reconhecidas.
Maiores Desafios na Implementação de um Sistema de OKRs
O maior desafio na implementação dos OKRs, sem dúvidas, é a cultura. Por isso, é importante que a companhia invista em um setor de GGP (antigo RH) que seja eficiente e capaz de buscar pessoas que se adequem à cultura da empresa e estejam focadas em resultados.
Conclusão
Os OKRs são uma ferramenta poderosa tanto para grandes quanto para pequenas empresas e, se bem aplicados, podem te ajudar a escalar o crescimento do seu negócio. Mas um dos fatores importantes para que os OKRs sejam implementados com sucesso em uma companhia é algo que eu não conseguiria trazer neste artigo, que é a prática. John Doerr cita que os OKRs demoram cerca de três ciclos até serem implementados com sucesso, então é normal falhar nos primeiros ciclos de OKRs. Não é um trabalho simples implementar o sistema, mas as empresas que conseguem atingem um nível de eficiência diferente de qualquer outra.